Fiscale regelingen thuiswerken
Hoewel thuiswerken vaak geen keuze maar een noodzakelijkheid is, zijn er aanzienlijke voordelen. Meer flexibiliteit, minder reistijd en een betere balans tussen werk en gezin zijn voor werknemers redenen om de nieuwe thuiswerkcultuur te omarmen. Voor werkgevers zijn hogere productiviteit, en lagere kosten pluspunten van thuiswerkend personeel. Daarbij zijn er voor zowel werknemers als werkgevers fiscale voordelen. Maar die moet je wel kennen om er gebruik van te maken. In dit artikel lees je over vergoedingen en aftrekposten bij thuiswerk.
Wat mogen werkgevers belastingvrij vergoeden?
Om thuiswerk mogelijk of aantrekkelijker te maken is het belangrijk dat medewerkers een geschikte werkplek kunnen inrichten. De middelen die daarvoor nodig zijn kunnen belastingvrij door werkgevers worden vergoed. Als er dus een printer of laptop nodig is dan kan een werkgever deze aanbieden. In plaats van het zelf aanleveren van hulpmiddelen kunnen werkgevers ervoor kiezen budget beschikbaar te stellen voor het inrichten van een thuiswerkplek voor werknemers. Voor de inrichting van een thuiswerkplek kan een werkgever onbelast €1815 per 5 jaar vergoeden.
Noodzakelijkheidscriterium
Om te bepalen wat belastingvrij vergoed kan worden, en niet bij het belastbaar inkomen van werknemers opgenomen moet worden, is het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium van toepassing. Als middelen noodzakelijk zijn om vanuit huis te kunnen werken, vallen ze onder de vrijstellingen.
Wanneer is een middel noodzakelijk?
Het noodzakelijkheidscriterium is van kracht op spullen in de thuiswerkplek die voor ten minste 90% zakelijk gebruikt worden. Een telefoon- of internetabonnement welke zowel zakelijk als privé gebruikt worden, vallen daarmee (vaak) niet binnen het noodzakelijkheidscriterium. Het is aan de werkgever om in te schatten of de werknemer het hulpmiddel redelijkerwijs nodig heeft om zijn werk vanuit huis naar behoren uit te voeren.
Restwaarde hulpmiddelen
Zijn er een hulpmiddelen volgens het noodzakelijkheidscriterium aangeschaft voor thuiswerk en vervalt vervolgens het werk vanuit huis? Als het hulpmiddel niet langer zakelijk gebruikt wordt, maar nog wel een restwaarde heeft, dan moet dit bedrag worden terugbetaald door de werknemer, of worden opgeteld bij zijn belastbaar inkomen.
Bijvoorbeeld: Een werkgever heeft een beeldscherm aangeschaft die voor het thuiswerken van een werknemer noodzakelijk was. Na de thuiswerkperiode heeft het beeldscherm een restwaarde van €250,-. De werknemer behoudt het beeldscherm. Hij betaalt hier geen vergoeding voor en heeft deze niet meer in gebruik voor werk. De €250 wordt opgeteld bij zijn belastbaar inkomen. Als de werknemer nog deels thuiswerkt en het hulpmiddel minimaal 90% zakelijk gebruikt blijft, dan blijft de vergoeding van kracht.
Arbo-eisen
Zijn er hulpmiddelen die niet aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen, maar wél nodig zijn om de thuiswerkplek te laten voldoen aan de Arbowetgeving? Dan kunnen deze vergoed worden door de werkgever en niet onder het belastbaar inkomen vallen. Zo kan bijvoorbeeld een bureaustoel nodig zijn om ervoor te zorgen dat de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van de Arbowet. In dat geval is Arbovrijstelling van toepassing.
Reiskostenvergoeding
Veel werknemers met een vaste reiskostenvergoeding, reizen doordat ze thuiswerken minder naar en van het werk. Er zijn dus ook minder reiskosten. Desondanks mag de vergoeding –mits deze voor 13 maart 2020 was toegekend- gewoon worden voortgezet. Er kan dus uit worden gegaan van het reispatroon van vóór de coronamaatregel ‘werk indien mogelijk vanuit huis’. Als deze maatregel -en dus de noodzaak van thuiswerk- vervalt, worden de reiskosten weer conform het werkelijke woon-werkverkeer vergoed.
Overige kosten
Nu gaat het niet om enorme bedragen, maar thuiswerkende werknemers maken aanvullende kosten die er bij werk buitenshuis niet zijn. Van koffie tot lunch, verwarming tot verlichting, kantoorartikelen tot toilet; allemaal worden ze vaker thuis gebruikt. Maar wie is er nu verantwoordelijk voor deze kosten?
Hoewel er hier geen aparte fiscale regeling voor is, kan de werkkostenregeling worden aangesproken om de werknemer tegemoet te komen. Werkgevers mochten door de regeling per 1 januari 2020 tot 1,7 procent van de totale loonsom uitgeven voor dit soort kosten. Door de coronacrisis is deze vrije ruimte uitgebreid naar 3%. Daarmee wil de overheid werkgevers ondersteunen als zij hun werknemers tegemoet willen komen met onbelaste verstrekkingen. Energieverbruik, voedingsmiddelen, wc-papier of een bosje bloemen kunnen dus vanuit de werkkostenregeling worden vergoed.
**UPDATE 2023**
Werkgevers mogen voortaan een belastingvrije thuiswerkvergoeding geven aan werknemers van maximaal 2,15 euro per dag. Dat bedrag is gebaseerd op een berekening van het Nibud van wat je ongeveer kwijt bent aan verwarming, koffie, wc-papier, enzovoorts.
Houd tot slot ook rekening met onderstaande regelingen als je met thuiswerk te maken hebt:
- De spullen van de werkgever die gebruikt worden op een thuiswerkplek blijven eigendom van het bedrijf. Deze zijn dus net als de voorzieningen op kantoor geen persoonlijk bezit van de werknemer.
- Ben je werknemer en wil je weten waar je recht op hebt met betrekking tot je thuiswerkplek? Check ook je CAO. In sommige gevallen zijn hierin aanvullende regelingen opgenomen over thuiswerken.
- Is er behoefte aan een duurdere versie van een noodzakelijk hulpmiddel op de thuiswerkplek? Dan kan de werkgever de werknemer de meerprijs laten betalen vanuit het individuele keuzebudget (IKB) van de werknemer.
Meer weten over thuiswerken?
Als je meer wilt weten over de fiscale gevolgen van thuiswerk lees je verder op deze pagina van de Belastingdienst. Op de site van de FNV vind je meer informatie over de vergoedingen en voorwaarden bij thuiswerken.
Lexlupa staat voor een multidisciplinaire inzet van fiscale, juridische en economische expertise. Wij leveren advies en begeleiding aan bedrijven, instellingen en particulieren bij 'life events'; bij belangrijke gebeurtenissen op zakelijk of persoonlijk gebied helpt Lexlupa om goed geïnformeerde keuzes te maken en zaken op de juiste manier te regelen.