Algemene voorwaarden

Hoewel je als ondernemer niet verplicht bent om algemene voorwaarden vast te stellen, kun je er een hoop ellende mee voorkomen. Want met de zogenoemde ‘kleine lettertjes’ beperk je zakelijke risico’s. Je stelt de regels tussen jouw afnemer en jezelf op schrift, zodat het voor jullie beiden duidelijk is wat je van elkaar kunt verwachten. Mocht er onenigheid ontstaan over bijvoorbeeld de betaling, de garantie of de levertijd, dan zijn de regels die hierover zijn opgenomen in de algemene voorwaarden juridisch leidend.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn de regels van het spel van verkoop en aankoop. De voorwaarden die je hierbij opstelt zijn van toepassing op iedere overeenkomst tussen jou en je klanten. Ze gaan dus niet in op de individuele eigenschappen van een goed of dienst: die neem je op in je offerte of orderbevestiging. De algemene voorwaarden zijn gestandaardiseerde randvoorwaarden. Je gebruikelijke garantietermijn staat dus wel in je voorwaarden, maar de prijs of hoeveelheid van een specifieke levering niet.

Hoe stel je algemene voorwaarden op?

Als je algemene voorwaarden wilt opstellen, dan mag je dit zelf doen zoals jij dat wilt. Maar het is verstandig om hierbij wél bepaalde richtlijnen in acht te nemen en een juridisch adviseur of brancheorganisatie mee te laten kijken. Zo voorkom je dat je dingen over het hoofd ziet of zelfs je eigen rechtspositie ondermijnt. 
In plaats van de voorwaarden helemaal zelf te schrijven kun je online tal van gratis voorbeelden vinden en één van deze als uitgangspunt nemen. Maar let er goed op dat je die wél helemaal toespitst op jouw specifieke werkzaamheden en je niets over het hoofd ziet. Een check van een expert is ook hierbij aan te bevelen.
Ook zijn er veel brancheorganisaties die voorwaarden opstellen voor hun leden. Als je aangesloten bent bij zo’n organisatie kunnen zij je helpen met, of zelfs verplichten tot het in gebruik nemen van algemene voorwaarden.
Tot slot kun je het opstellen van algemene voorwaarden uitbesteden aan een juridisch adviseur. Leg voor wat belangrijk is en vraag om een document dat zowel duidelijk geschreven als juridisch waterdicht is.

Wat staat er in algemene voorwaarden?

Er zijn aantal standaardbepalingen die in vrijwel alle algemene voorwaarden worden opgenomen. Je doet er verstandig aan deze ook op te nemen in die van jou. De Kamer van Koophandel noemt:

• • offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding);
  • transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten?);
  • levertijd (overmacht);
  • betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente);
  • eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling);
  • garantie (zo ja, onder welke voorwaarde);
  • afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage);
  • aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding).

Er zijn ook dingen die je juist niet mag opnemen in je algemene voorwaarden. Om te zorgen dat je voorwaarden binnen het redelijke vallen is er een wettelijke zwarte en grijze lijst met bepalingen. Die voorkomen dat je bijvoorbeeld in je kleine lettertjes opneemt dat je zomaar je prijs na de overeenkomst mag verhogen. Als je zelf door algemene voorwaarden aan bepalingen wordt gehouden die volgens jou onredelijk zijn, doe je er verstandig aan te onderzoeken of je de bepaling op grond van de zwarte of grijze lijst ongeldig kunt laten verklaren.

Vastleggen van algemene voorwaarden

Als je wilt kun je je algemene voorwaarden deponeren. Je geeft deze dan in bewaring bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Het voordeel daarvan is dat je klanten de voorwaarden op een centrale plek op kunnen vragen, én dat je goed kunt bewijzen wat er middels de voorwaarden is overeengekomen. Hoewel het deponeren van algemene voorwaarden niet verplicht is, is dit dus wel raadzaam.
Wel zijn er hier kosten aan verbonden. Zo factureert de KvK je €18,- per document per jaar. Voor dit bedrag worden de voorwaarden in bewaring gehouden en zijn ze opvraagbaar voor je klanten. De inhoud van de voorwaarden worden als deze gedeponeerd worden niet getoetst. Je bent zelf volledig verantwoordelijk voor de inhoud.

Toepassen van algemene voorwaarden

Heb je je algemene voorwaarden op schrift gesteld en gedeponeerd? Dan zijn deze nog niet automatisch rechtsgeldig in de overeenkomsten tussen jou en je klanten. De voorwaarden verplichten de afnemer pas tot in achtneming op het moment dat jij hem hiervan kennis hebt gegeven. Je heb een zogenoemde informatieplicht: je moet je klant voordat er tot een overeenkomst over wordt gegaan, informeren over de algemene voorwaarden. Je draagt deze dan ook fysiek of digitaal over. Dit doe je bijvoorbeeld door deze als bijlage mee te sturen met een offerte. Als je je klant voorafgaand aan de verkoop van goederen of diensten een order laat bevestigen, dan neem je hierin op dat de afnemer akkoord gaat met de algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden wijzigen of opzeggen

Als er in jouw bedrijf algemene voorwaarden van toepassing zijn, is het belangrijk dat je deze up to date houdt. Als je bedrijf verandert, veranderen je algemene voorwaarden mee. Check eens in de zoveel tijd of de voorwaarden nog volstaan voor je bedrijfsvoering. En als je een dispuut met een klant hebt kun je je afvragen of een wijziging in je voorwaarden een dergelijk conflict in de toekomst kan voorkomen. Een expert kan je helpen als je je voorwaarden aanpast.
Heb je je voorwaarden gedeponeerd? Geef je wijzigingen dan door bij de KvK of rechtbank door het volledige nieuwe document over te dragen. Vermeld duidelijk dat het gaat om een vervanging van een bestaand document. Je wilt niet dat er twee versies tegelijk circuleren.
Als je de deponering van je algemene voorwaarden wilt stopzetten doe je dat door dit schriftelijk door te geven. De Kamer van Koophandel stopt dan met factureren met ingang van het eerstvolgend jaar na de opzegging.

Meer weten?

Deze folder van de Kamer van Koophandel vertelt meer over algemene voorwaarden. In dit artikel lees je meer over het starten van een onderneming. Als je informatie wilt over het opstellen van facturen klik je hier.

Lexlupa staat voor een multidisciplinaire inzet van fiscale, juridische en economische expertise. Wij leveren advies en begeleiding aan bedrijven, instellingen en particulieren bij  'life events'; bij belangrijke gebeurtenissen op zakelijk of persoonlijk gebied helpt  Lexlupa  om goed geïnformeerde keuzes te maken en zaken op de juiste manier te regelen.