De factuur

Als je ondernemer of zelfstandige bent, dan geef je je opdrachtgever een factuur voor het werk dat je hebt gedaan. Deze factuur stel je op aan de hand van eisen die zijn opgeschreven in de wet op de omzetbelasting.

Eisen bij facturering

Voor de Belastingdienst is het belangrijk dat je je facturen opstelt volgens een aantal voorwaarden. Dit heeft vooral te maken met de btw-berekening en het aftrekbaarheid van de btw voor de opdrachtgever. Om al het betalingsverkeer herleidbaar-, en de berekende btw inzichtelijk te maken moet je de volgende onderdelen verplicht opnemen op de facturen die je uitschrijft. En andersom: als je een factuur ontvang, dan moet de volgende informatie hierop vermeld zijn:

De volledige naam van (het bedrijf van) de klant;
Het (zakelijk) vestigingsadres van de klant. Let op: dit mag geen postbusnummer zijn;
Je btw-identificatienummer. Heb je een eenmanszaak? Dan heb je met ingang van 1 januari 2020 een nieuw btw nummer voor zakelijke contacten. Je gebruikt op facturen altijd dit nieuwe nummer (dit is het nummer dat begint met ‘NL’). Je oude btw-nummer blijft ook actief. Dit nummer gebruik je in je contact en correspondentie met de belastingdienst en heet met ingang van 2020 je omzetbelastingnummer;
Je KvK-nummer;
De factuurdatum. Dit is de datum waarop je de factuur toestuurt.
Het factuurnummer. Zorg dat deze logisch volgt op de voorgaande factuur en dat je een factuurnummer niet tweemaal gebruikt;
Een omschrijving van de geleverde goederen (inclusief aantal) en/of diensten (inclusief omvang);
De datum van levering;
Indien van toepassing: datum en bedrag van vooruitbetaling;
De vergoeding exclusief btw (het subtotaal);
Eventuele bijkomende kosten, zoals bijvoorbeeld reiskosten (zie onze voorbeeldfactuur).
Het btw-tarief en btw-bedrag. Als je goederen of diensten levert met verschillende btw-tarieven, dan moet je deze apart specificeren op je factuur;
Het totale factuurbedrag (de vergoeding waarbij de btw is opgeteld);
De naam, het adres en het bankrekeningnummer van jouw onderneming.

Aangepaste eisen

In sommige gevallen zijn er aangepaste regels voor facturen.

Zo hoef je minder gegevens te vermelden op facturen met een totaalbedrag beneden de €100,-;
Als de btw verlegd wordt moet je verplicht het btw-nummer van jouw klant opnemen en expliciet vermelden dat de btw verlegd is naar de afnemer. Check om naheffing te voorkomen, altijd het btw-nummer van jouw (buitenslandse) klant. Dat kan eenvoudig via de site van de Europese Commissie;
Als je zakendoet met een buitenlandse partij moet je extra gegevens opnemen op je factuur.

Heb je (mogelijk) met aangepaste regels voor facturen te maken? Dan kun je hier meer lezen over de vereisten.

Waar moet je verder op letten bij je factuur?

Maak je factuur op bij oplevering of uiterlijk binnen 15 dagen na afloop van de maand waarin je de werkzaamheden hebt verricht. In tegenstelling tot facturatie, schrijf je bij het declareren van kosten geen factuur uit. Je levert dan de bonnen in bij de opdrachtgever en berekent hier zelf geen btw over.

Check ook goed of je het juiste btw-tarief hanteert. Op sommige goederen en diensten is een verlaagd btw-tarief van 9% van toepassing.

Meer weten?

Maak gebruik van onze voorbeeldfactuur als je wilt zien hoe een correcte factuur eruit moet zien. Of lees verder over het verleggen van btw, de omzetbelasting, kassabonnen, de of digitaal factureren.

Lexlupa staat voor een multidisciplinaire inzet van fiscale, juridische en economische expertise. Wij leveren advies en begeleiding aan bedrijven, instellingen en particulieren bij 'life events'; bij belangrijke gebeurtenissen op zakelijk of persoonlijk gebied helpt Lexlupa om goed geïnformeerde keuzes te maken en zaken op de juiste manier te regelen.